通知公告

关于做好2017年度档案归档工作的通知

点击数:38612018-03-30 14:50:58    作者: 党政办公室    

各部门、单位:
  为进一步提高我校档案工作的整体水平,推进档案工作规范化管理,根据《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发[2014]15号)、《锦州医科大学档案管理办法》(锦医大校字[2017]204号)等文件精神,结合我校档案工作实际,现将2017年归档工作有关事项通知如下:
  一、档案工作基本原则
  学校档案必须集中统一管理,确保材料完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
  按照《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局第27号令)的要求,学校档案工作严格实行部门立卷的归档制度。各单位、各部门要认真遵循档案工作“三纳入、四同步”(即档案工作纳入部门规划和计划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责规范;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作)原则,做好本单位2018年档案工作的安排部署,将2017年归档文件材料的整理、著录、移交及2018年文件材料的积累、收集、保管等工作任务、责任落实到人,确保归档文件材料规范标准,归档工作及时有效。
  二、档案整理归档要求
  (一)归档范围
  2017年1月1日至12月31日期间,全校各部门、单位在党政管理、教学、科研、外事、基建、设备管理、财务会计、出版发行等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体形式的各类档案材料。
  学校档案实行双轨制归档,各种载体(如照片、光盘、磁盘、电子文件等)档案应随相应纸质文件材料同时归档。
  各单位文件材料归档范围详见《锦州医科大学归档范围与保管期限表》(见学校档案信息网http://das.yb.jzmu.edu.cn/业务指导),未列入学校档案归档范围但对本单位工作有查考利用价值的文件材料,由各单位自行建档保管。各单位自管材料,也是学校档案的重要组成部分,各单位要确保文件材料的齐全完整,全面做好保管和提供利用工作。
  2017年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料,请分年度整理好一并归档。
  (二)归档整理要求
  1.归档材料应是原件,复印件原则上不得归档。如特殊原因归档复印件须加盖归档部门公章,并注明原因及日期。
  2.归档材料必须完整齐全。如请示与批复、正文与附件应一并归档,应逐份清点收集齐全归档,不得遗漏和散失。按内容分卷,按重要程度、保管期限或时间先后排序,保证案卷质量。
  3. 归档文件均应注明文件形成时间并加盖公章。为长久保存档案文字材料,文件字迹应选用碳素墨水书写,印章应完整清晰。
  4. 著录档案管理系统,同时上传相应的电子版(包括文件和附件),要求录入信息准确无误、内容全面。
  5.归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间,归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;照片和视频材料以光盘形式上报,每项活动一个文件夹,命名:时间+活动名称。所有电子档案(包括电子文件、照片、视频)刻录成DVD光盘。
  (三)移交时间
  移交档案须填写移交目录,经部门领导审核签字,加盖部门公章。在移交纸质档案的同时移交电子档案光盘。
  2018年5月20日之前移交到学校档案馆(图书馆一楼)。联系电话:4673710。
  三、档案收集归档工作要求
  1.学校档案是全校师生员工劳动智慧的结晶,是各项工作的真实记录,是历史的凭证。各部门(单位)是学校档案工作的源头,要充分认识档案工作的重要性,加强领导,统筹安排,为兼职档案员做好立卷工作提供充分的时间和条件,确保其在规定时间内,高质、高效完成本单位的立卷归档工作。
  2.兼职档案员要切实履行职责,做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交。在对文件进行整理、归档过程中加强与档案馆的联系,共同做好2017年度档案立卷归档工作,确保各门类档案及时完整归档。
  附:锦州医科大学归档范围与保管期限表